PRIVACYBELEID SCOUTING DE JUTTERS

Scouting de Jutters verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting de Jutters via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op https://www.scouting.nl/privacy.

De lidmaatschapsregistratie verloopt via https://www.dejutters.nl. De gegevens worden via een webformulier van Google Formulieren bewaard in een spreadsheet van Google Spreadsheets. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland, en wordt de informatie vanuit het webformulier bij Google verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op https://www.scouting.nl/privacy.

Scouting de Jutters hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hard-copy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting de Jutters mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier van Google Formulieren. Google draagt zorg voor de beveiliging van de gegevens. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA- machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op https://www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Jutters heeft inzicht in de financiële gegevens.

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Op https://www.dejutters.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (Google Analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Het privacybeleid van Scouting de Jutters is terug te vinden via https://www.dejutters.nl en op te vragen via het secretariaat op info@dejutters.nl.

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting de Jutters binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@dejutters.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.